Postée il y a 18 jours
1 / Assistance au Directeur des services techniques :
- Secrétariat du Directeur des Services techniques (gestion de l’agenda, lien avec les partenaires, aide au
traitement des priorités, courriers, archivage, etc…) ;
- Rédaction des comptes rendus de réunion et courriers de la direction ;
- Rédaction des actes administratifs qui concernent le champ des services techniques ;
- Préparation de notes explicatives (pour alimenter tout dossier administratif, demande de subvention,
rapport d’activité, etc…) ;
- Gestion administrative et juridique des procédures liées à une opération ;
- Traitement des délibérations de la direction ;
- Secrétariat des commissions travaux et urbanisme (Préparation, envoi des invitations aux élus et mise
à jour du chrono de suivi des commissions urbanisme et travaux) ;
- Gestion des bons de commande, des arrêtés et permissions de voirie ;
- En lien avec le directeur des services techniques et l’assistante finances et comptabilité, suivi des
subventions ;
- Mise en place de tableaux de bord de suivi d’activité.
2 / Lien avec les usagers :
- Accueil téléphonique et physique de la direction des services techniques (orientation des demandes et
suivi des réponses apportées aux usagers et partenaires) ;
- Suivi des réponses aux courriers et aux mails des habitants (suivi Chronopost, travail en lien avec les
responsables pour répondre aux besoins des habitants) ;
- Secrétariat de l’élu de secteur (prise de rendez-vous, gestion du suivi des parapheurs, etc.) ;
- Enregistrement des demandes des usagers :
o Reformuler la demande des usagers (habitants, services)
o Enregistrer la demande dans le fichier GUP / logiciel en cours d’installation
o Transmettre la demande au responsable concerné en cas d’urgence
o Alerter les techniciens lorsque le nombre de GUP non traité est anormalement élevé.
3 / Suivi des actes administratifs de la direction et gestion de l’activité de la direction :
- Mise en place, paramétrage et suivi du logiciel open ST (mise en oeuvre fin 2023-2024) en lien avec les
cadres et le directeur des services techniques ;
- Traitement des demandes d’arrêtés en lien avec le technicien (publication sur logiciel + envoi aux
partenaires) ;
- Traitement des demandes de DICT en lien avec le technicien ;
- Suivi du chrono des arrêtés et des DICT ;
- Suivi des plannings des services (régie bâtiment, maintenance bâtiment, Espaces Verts et voiries) ;
- Suivi de la gestion administrative du personnel des services techniques :
o Suivi du planning des présences et suivi des congés ;
o Envoi des primes d’insalubrité au service des Ressources Humaines.
4 / Gestion administrative des syndicats PIR et SIFOMA
- Elaboration des pièces administratives nécessaires à la tenue des conseils syndicaux (ordre du jour,
délibération, note de synthèse, compte-rendu, rapport d’activité, etc.) ;
- Convocation des élus aux conseils syndicaux.
Qualités professionnelles et personnelles :
- Rigueur et autonomie dans le travail ;
- Sens de l’organisation ;
- Force de proposition et de conseil ;
- Sens du relationnel et de la communication ;
- Aisance rédactionnelle.
Compétences :
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales ;
- Connaissances des missions dévolues aux Services Techniques ;
- Connaissances juridiques appréciées ;
- Maitrise de l’outil informatique (pack office) ;
- Gestion du logiciel CIRIL Finances.
Exigences spécifiques :
- Polyvalence ;
- Diplomatie ;
- Ponctualité et assiduité ;
- Respect impératif des délais
Contractuel de 2 ans
Dans le cadre du collectif de direction, le directeur des services techniques pilote et suit les activités du service technique. A cet égard le rôle de l’assistant.e de direction est essentiel pour accompagner la direction et le service sur l'ensemble des dossiers et projets dont elle /il a la charge.